Ottieni il massimo dal software di gestione dei progetti con indagini e quiz

Qualunque sia il tuo ruolo in un progetto, è molto probabile che userai un software di gestione dei progetti.

L'abilità del tuo team di usare tale software con efficacia è essenziale ai fini dell'ottimizzazione del processo di gestione. Ma come puoi garantire che ciò accada e come puoi apportare eventuali miglioramenti?

Puoi avvalerti di indagini e quiz.

Prima di parlare dell'importanza di quiz e indagini, è bene chiarire che cos'è un software di gestione dei progetti e come viene utilizzato normalmente dai dipendenti di un'organizzazione.

Il software di gestione dei progetti permette ai dipendenti di organizzare, pianificare ed eseguire singoli progetti. Ciò include definire le consegne e le tempistiche, assegnare i compiti ai diversi incaricati e garantire una buona collaborazione e comunicazione tra le parti interessate.

I casi d'uso di un software di gestione dei progetti variano in base al dipendente e al livello lavorativo. Generalmente:

Ad esempio, creano e analizzano report sui tipi di progetti da eseguire, da cui possono osservare chi sta lavorando a quale compito e quanto strettamente ciascun progetto è correlato agli obiettivi dell'azienda.

Per impiegare tempo e risorse con le giuste priorità, questi collaboratori in genere si preoccupano di conoscere le tempistiche del progetto, di sapere quali sono le fasi successive e di individuare i progetti sui quali concentrarsi in un dato momento.

Questi dipendenti normalmente ricoprono posizioni operative le cui responsabilità includono verificare che i progetti siano gestiti correttamente ed eseguiti in tempo e che i dipendenti siano addestrati all'uso del software in modo tempestivo e pertinente.

Poiché la gestione dei progetti è una necessità per innumerevoli aziende e i loro dipendenti, il mercato mette a disposizione una miriade di piattaforme software di gestione dei progetti. Alcune di queste sono Trello, Jira, Basecamp e Microsoft Project.

Quindi, come usano i tuoi dipendenti il software di gestione dei progetti?

Per scoprirlo, basta chiederglielo con un'indagine. Ecco alcune domande da porre a tal fine:

Le risposte a queste domande rivelano come i dipendenti mettono a frutto il software e i vantaggi che ne traggono, ma evidenziano anche se il software viene sottoutilizzato, magari perché alcuni impieghi sono ritenuti meno utili o perché i dipendenti si sentono meno a proprio agio a usarlo in quelle modalità.

Un'indagine può anche aiutare a scoprire come impiegare il software di gestione dei progetti per fornire maggiore valore al team. I dipendenti possono non osarsi di offrire opinioni di persona, ma i sondaggi anonimi consentono loro di dare opinioni precise e schiette.

Ecco alcune domande da prendere in considerazione per una tale indagine:

Infine, assicurati di includere almeno una risposta aperta, che ti permetterà di ricevere risposte anche sorprendenti e senz'altro utili a prendere decisioni migliori.

I quiz possono aiutare a comprendere il livello di conoscenza del software da parte dei dipendenti e a identificare le aree per le quali è necessaria formazione ulteriore.

Come primo passo per l'implementazione dei quiz, segmenta i tuoi dipendenti in base al rispettivo ruolo, poi sviluppa una serie di domande di progressiva difficoltà in base a ciascun ruolo.

Ad esempio, ipotizziamo che uno dei segmenti comprenda dipendenti in ruoli non manageriali che usano il software per gestire i progetti. Questi dipendenti devono avere dimestichezza con compiti come:

Nel progettare il quiz e analizzare i risultati, tieni a mente questi suggerimenti:

3) Identifica le domande con il maggior numero di risposte errate, poi osserva quali erano le risposte errate scelte più di frequente. Le riflessioni che scaturiscono da questa analisi ti aiuteranno a formulare l'addestramento da fornire al team.

Se cerchi un modo facile per somministrare un quiz ai tuoi dipendenti o pensi di poter implementare alcuni dei suggerimenti indicati sopra, prova il nostro strumento di quiz online. →

Il tuo software di gestione dei progetti è fondamentale affinché la tua organizzazione raggiunga i suoi obiettivi. Per sfruttarlo al meglio, dedica del tempo a identificare come è usato, quali sono le aree di valore inferiore e come i dipendenti possono trarre il massimo vantaggio da iniziative di formazione. I quiz e le indagini ti daranno i dati dettagliati necessari per agire nel modo più opportuno.